מערכת תכנון אירועים מקיפה
מסגרת מלאה לתכנון וביצוע אירועים מוצלחים
שלב תכנון ראשוני לאירוע
שלבים ראשונים בתכנון אירוע מוצלח
- הגדרת מטרת האירוע, יעדים וקהל יעד
- קביעת תקציב לאירוע
- בחירת תאריך ושעה
- בדיקת ובחירת מקומות אפשריים
- יצירת רשימת מוזמנים ראשונית
- פיתוח קונספט ונושא לאירוע
- בדיקת ספקים (קייטרינג, ציוד, עיצוב וכו')
- יצירת לוח זמנים עם אבני דרך עיקריות
- גיוס צוות תכנון וחלוקת אחריות
- הזמנת מקום ותשלום מקדמה
- יצירת תכנית שיווק ראשונית
- קביעת תהליך הרשמה/מכירת כרטיסים
תכנון ביצוע האירוע
תכנון מפורט לשלב הביצוע
- סגירת חוזים עם ספקים
- עיצוב ושליחת הזמנות או הודעות
- סידור קייטרינג וסגירת תפריט
- הזמנת מרצים, מנחים או אמנים
- תכנון סידורי ישיבה וחדרים
- תיאום דרישות ציוד ואודיו-ויזואל
- הזמנת עיצוב וקישוטים
- יצירת לוח זמנים מפורט לאירוע
- סידור תחבורה וחניה
- הכנת תגי שם, חומרים וחוברות
- ביצוע פעילויות שיווק וקידום
- מעקב אחרי הרשמות וניהול רשימת מוזמנים
ניהול יום האירוע
משימות להבטחת ביצוע חלק של האירוע
- תדרוך צוות לפני האירוע
- הקמת עמדת רישום וחומרים
- פיקוח על סידור המקום והקישוטים
- בדיקת ציוד אודיו-ויזואלי
- תדרוך מרצים ומנחים
- תיאום עם צוות קייטרינג
- קבלת אורחים וניהול רישום
- פיקוח על לוח זמנים וזרימת האירוע
- תיעוד האירוע בתמונות וסרטונים
- טיפול בבעיות או חירום
- איסוף משוב מהמשתתפים
- פיקוח על פירוק וניקיון המקום